Productiever werken met deze 8 tips

Hoe vaak heb jij wel niet dat als je aan het einde van je drukke werkdag bedenkt wat je gedaan hebt je eigenlijk niet meer precies weet wat het was en het gevoel hebt dat je dag als verloren is. Je hebt niet zoveel gedaan als je had willen doen en er zijn weer taken die doorschuiven op je to-dolijstje.

Je bent verschillende keren verdwaald in je telefoon door appjes en vervolgens op social media beland, je tijdlijn 3 x af gescrolld tot je uitkwam bij die leuke kattenfilmpjes… Herkenbaar?

Als je productiever wil werken zijn een aantal dingen heel belangrijk en daarom geef ik je 8 tips om je productiviteit te verhogen en je werkdag soepeler te laten verlopen.

1. Automatiseer Waar Mogelijk

Automatisering is je beste vriend als het gaat om productiviteit. Denk aan het gebruik van tools zoals Calendly voor het automatisch plannen van afspraken of Zapier om repetitieve taken te automatiseren.

Stel je voor dat een nieuwe klant zich aanmeldt en er direct een mail naar de klant uitgaat naar je leeromgeving of een module waar de klant meteen al haar afspraken kan plannen voor het traject? Dat allemaal zonder dat jij ook maar 1 actie voor hebt hoeven doen! Allemaal automatisch! (ik zei toch dat automatiseren je beste vriend is)

Dit bespaart je niet alleen tijd, maar zorgt er ook voor dat je je kunt concentreren op belangrijkere taken.

2. Delegeer Taken

Je hoeft niet alles zelf te doen. Overweeg om een virtuele assistent in te huren voor administratieve taken of een social media manager voor je online aanwezigheid. Dit geeft je meer tijd om je te richten op je cliënten en je kernactiviteiten.

Overweeg je om taken uit te besteden, kijk dan bij mijn traject Limitless Business. Hiermee help ik je goed te definiëren welke taken uitbesteed zouden kunnen worden en welke je op een andere manier kan inrichten, zodat je niet onnodig veel kosten betaald en je gericht weet wat je uit kan besteden.

3. Optimaliseer Je Processen

Neem de tijd om je huidige processen onder de loep te nemen. Zijn er stappen die je kunt vereenvoudigen of verbeteren?

Mijn ervaring is dat veel ondernemers taken doen die veel makkelijker kunnen. Ooit ben je gestart met een soort van proces. Inmiddels ben je jaren verder en door je eigen blinde vlek doe je dat nog steeds zoals je daar ooit mee begonnen was. Hoe efficiënt is dat proces nog?

4. Elimineer Onnodige Taken

Niet alle taken zijn even belangrijk. Maak een lijst van je dagelijkse taken en kijk welke je kunt elimineren zonder dat het je productiviteit schaadt. Focus op de taken die echt waarde toevoegen aan je werk en dus ook je omzet.

Een fijn instrument om hierbij te gebruiken is de Eisenhower Matrix

5. Gebruik Productiviteitstools

Er zijn talloze tools die je kunnen helpen om productiever te werken. Probeer de Pomodoro techniek voor je tijdbeheer. Dit is een goede techniek als je het moeilijk vindt om langere tijd achter elkaar focus te houden.  Trello is een geweldige tool voor notities en je planningen. (Als je mij al langer volgt, dan weet je dat ik fan ben) Deze tools kunnen je helpen om georganiseerd te blijven en je tijd effectief te beheren.

6. Plan Je Dag Vooruit

Begin je dag met een duidelijk plan. Maak een to-dolijst en stel prioriteiten. Dit helpt je om gefocust te blijven en zorgt ervoor dat je je tijd efficiënt gebruikt. Houd je ook aan deze to-dolijst. Is het je niet gelukt om iets af te maken, plan dan meteen de taak weer in voor een volgend moment. Vergeet niet om ook pauzes in te plannen om op te laden. Plan ook altijd wat ruimte in voor onvoorziene taken.

7. Maak duidelijke afspraken

Laat je hoofd niet overlopen door zaken waar je geen invloed op hebt en probeer deze invloed juist te pakken. Spreek met je klanten duidelijk af wanneer je bereikbaar/beschikbaar bent voor hen. Wacht je op informatie van de klant, geef dan ook duidelijk aan wanneer je verwacht die informatie aangeleverd te hebben. Zo voorkom je dat het in jouw hoofd blijft zitten en kan je duidelijk in je eigen planning een datum aangeven waarop jij verder kan met de aangeleverde informatie.

8. Leer Nee Zeggen

Het is belangrijk om je grenzen te kennen en nee te zeggen tegen taken die je tijd en energie verspillen. Focus op wat echt belangrijk is en laat de rest los.

Door deze tips te volgen, kun je als coach of therapeut je productiviteit verhogen en meer uit je werkdag halen. Succes!