Je begint je werkdag en kijkt naar je scherm, eerst maar even koffie pakken. Je zit opnieuw en start je boekhoudprogramma op. Niet je favoriete taak, maar het moet nu eenmaal. Je pakt je telefoon om je bankapp te openen, maar voor je het weet zit je op Instagram en geniet je van kattenfilmpjes. Herkenbaar?
In de drukte van je dagelijkse taken en afleidingen kan het vaak een uitdaging zijn om gefocust te blijven. Van het bijhouden van administratie en planning tot het voorbereiden van sessies – het stapelt zich allemaal op. De Pomodoro Techniek is een eenvoudige tool die je kan helpen om niet alleen meer gedaan te krijgen, maar ook om je werkdag gestructureerder en energieker door te komen.
In deze blog ontdek je wat de Pomodoro techniek precies inhoudt, wat de voordelen en nadelen zijn, en hoe je deze techniek praktisch kunt inzetten in jouw werk.
Wat is de Pomodoro techniek?
De Pomodoro techniek is vernoemd naar de tomaatvormige kookwekker. Het is een time-managementmethode, ontwikkeld door Francesco Cirillo in de jaren 80. Het werkt met korte, intensieve werkperiodes, afgewisseld met pauzes. Kort gezegd verdeelt de Pomodoro techniek je tijd in focusblokken, wat ideaal is voor mensen die worstelen met lange to-dolijsten en taken die om concentratie vragen of mensen die zich maar kort kunnen concentreren. Als hulpmiddel gebruikte Francesco de “Pomodoro” kookwekker toen hij begon met de techniek om zijn focustijd in te stellen.
Een klassieke Pomodoro cyclus ziet er zo uit:
- Bepaal welke taak je gaat uitvoeren.
- Zet een timer op 25 minuten.
- Werk geconcentreerd aan één taak totdat de timer afgaat.
- Neem een korte pauze van 5 minuten.
- Herhaal dit nog 3 keer.
- Na vier Pomodoro’s neem je een langere pauze van 15 tot 30 minuten.
Dit herhaal je vervolgens weer.
De voordelen van de Pomodoro techniek
De voordelen van deze techniek is dat je een korte tijdspanne hoeft te focussen op een bepaalde taak. Als je taken verdeelt in behapbare stukjes zorgt dat ervoor dat je minder afgeleid wordt. Je weet dat je in minder dan 25 minuten even pauze hebt (om je telefoon of instagram te checken of drinken te halen) Het is een manier om de werkdag niet alleen gestructureerder, maar ook minder belastend te maken.
1. Betere focus en concentratie
Als coach of therapeut is het essentieel dat je je tijdens een sessie volledig kunt richten op je cliënt, maar buiten deze sessies word je vaak ook overladen met andere taken. De Pomodoro techniek dwingt je om die taken stapsgewijs aan te pakken in plaats van alles tegelijk. Door 25 minuten te focussen op één taak, voorkom je afleiding en verhoog je de kwaliteit van je werk. Deze methode helpt je om snel tot de kern van een taak te komen, zonder dat je overprikkeld raakt.
2. Voorkomt uitstelgedrag
Het begin is vaak het moeilijkst. De Pomodoro Techniek biedt een laagdrempelige start: je hebt slechts 25 minuten nodig om ergens mee te beginnen. Door jezelf een korte, maar duidelijke werkperiode te geven, verminder je de druk en wordt het makkelijker om door te pakken. Dit helpt met name bij taken die je snel uitstelt, zoals administratie of het bijwerken van dossiers.
3. Efficiënter tijdsbeheer en meer productiviteit
Voor veel coaches en therapeuten geldt dat de werkdag snel volloopt met sessies, afspraken en planning. Door Pomodoro’s te gebruiken, houd je overzicht over je beschikbare tijd en taken. Dit zorgt voor een efficiëntere planning en helpt voorkomen dat je aan het einde van de dag het gevoel hebt niets écht afgemaakt te hebben. Ook geeft het je inzicht in hoeveel tijd bepaalde taken kosten, wat je kan helpen om realistischere schema’s op te stellen.
4. Ruimte voor pauze en rust
In een vakgebied waarin emotionele energie een grote rol speelt, is tijd voor jezelf essentieel. Door de Pomodoro Techniek te gebruiken, creëer je bewust ruimte voor pauzes. Deze momenten van rust verfrissen je geest en geven je de kans om op te laden voor de volgende taak. Voor coaches en therapeuten is deze balans cruciaal om te voorkomen dat je ‘opbrandt’ en het overzicht verliest.
De nadelen van de Pomodoro techniek
Hoewel de Pomodoro Techniek veel voordelen biedt, zijn er ook enkele nadelen, vooral voor coaches en therapeuten met een wisselend werkschema. Hieronder de belangrijkste minpunten en hoe je hiermee om kunt gaan.
1. Niet altijd geschikt voor diepgaande taken
In een beroep waarin diepe, intensieve taken vaak de norm zijn, kan een werkperiode van 25 minuten soms kort aanvoelen. Stel dat je bezig bent met een uitgebreide analyse of strategieontwikkeling voor een cliënt; de onderbreking kan dan verstorend werken. Ook je coachsessies zal je in het algemeen niet in 25 minuten kunnen afronden. In zulke gevallen kun je overwegen de werkblokken iets te verlengen – bijvoorbeeld naar 40 of 50 minuten.
2. Lastig met onverwachte onderbrekingen
Coaches en therapeuten moeten vaak flexibel zijn en kunnen niet altijd een hele Pomodoro-sessie afmaken. Stel, een cliënt belt tussendoor met een urgente vraag, of je moet even snel iets regelen. Het nadeel is dat onderbrekingen je uit je Pomodoro cyclus halen, wat ten koste gaat van de effectiviteit. Een oplossing hiervoor is om een Pomodoro opnieuw te starten als je terugkeert naar de taak.
3. Vraagt discipline
De Pomodoro Techniek werkt het beste als je je aan de 25-minutenblokken en pauzes houdt. Dit kan lastig zijn, vooral als je midden in een inspirerende taak zit en door wilt gaan. Het vraagt discipline om de timer echt te respecteren. In het begin kan dit wennen zijn, maar vaak ervaar je al snel de voordelen van de pauzemomenten.
Praktische tips om de Pomodoro techniek te integreren
Om de Pomodoro Techniek succesvol te gebruiken als coach of therapeut, zijn hier enkele praktische tips:
1. Start met taken die je vaak uitstelt:
Begin de dag met een Pomodoro-sessie voor taken die je moeilijk of tijdrovend vindt. Het gevoel van voldoening helpt je om de rest van de dag gefocust te blijven.
2. Gebruik een Pomodoro-app:
Er zijn diverse apps beschikbaar die je helpen om je werkblokken bij te houden en ook Toggle kan dit. Deze apps maken het makkelijker om je aan de structuur te houden, maar uiteraard werkt een ouderwetse kookwekker of timer op je telefoon ook prima.
3. Pas de techniek aan naar jouw schema:
Als 25 minuten te kort lijkt, experimenteer dan met langere blokken die voor jou beter werken. Het belangrijkste is dat je gestructureerd werkt met geplande pauzes.
4. Plan ook pauzes in voor reflectie:
In plaats van standaard pauzes, kun je ook enkele momenten gebruiken voor een korte reflectie. Wat ging er goed tijdens de sessie? Waar kun je nog efficiënter werken? Dit helpt je om de techniek nog beter in je werk te integreren.
Helpt de Pomodoro techniek jou?
De Pomodoro techniek is een waardevolle tool als je op zoek bent naar meer structuur, focus en balans in je werkdag. Het biedt een slimme en praktische manier om tijd te beheren, uitstelgedrag te verminderen en je productiviteit te verhogen. Hoewel de techniek niet voor alle taken ideaal is, kan het, mits juist toegepast, een goed hulpmiddel zijn om meer grip te krijgen op je drukke schema.
Wil jij meer tijd besteden aan de dingen die je leuk vindt; het coachen en werken aan je bedrijf?
Boek dan de Quick Win Sessie en krijg 3 tips waar je direct mee aan de slag kan om TIJD en GELD te besparen!
0 reacties