Wist je dat je vóór je Business Support inzet al minstens 5000 euro per jaar kunt besparen? Ontdek je hoe slimme optimalisaties en automatiseringen direct rust, overzicht en geld opleveren.
Je bent druk. Dat is eigenlijk altijd zo. Niet het soort druk waarbij je aan het einde van de dag precies weet wat je hebt bereikt, maar het soort druk waarbij je de hele dag door dingen doet en toch het gevoel hebt dat je niet echt veel hebt hebt gedaan. (Iniedergeval niet dat wat je wilde doen)
Je beantwoordt vragen die eigenlijk iemand anders had kunnen beantwoorden. Je controleert dingen die eigenlijk al geregeld hadden moeten zijn. Je neemt besluiten waar je team op wacht, terwijl jij eigenlijk allang verder had willen zijn.
Dat voelt gewoon als ondernemen. En voor een deel is dat ook zo.
Maar er zit een grens aan hoeveel van jouw tijd daarin verdwijnt, en die grens is bij de meeste ondernemers al een tijdje gepasseerd.
Op dat moment is de gedachte snel gemaakt: ik huur iemand in. Extra handen, meer capaciteit, eindelijk lucht.
Logisch. Maar is dat wel echt zo logisch?
Eerst snoeien, dan uitbreiden
Veel ondernemers huren business support in terwijl ze eigenlijk betalen voor hun eigen chaos. Ze besteden taken uit die helemaal niet uitbesteed hoeven te worden, of erger: taken die eigenlijk afgeschaft hadden moeten worden.
Het resultaat? Je betaalt voor ondersteuning én voor het in stand houden van processen die nergens toe leiden.
Vóór je iemand inhuurt, is het slim om één keer goed te kijken naar wat er nu allemaal via jou loopt. Waar zitten de echte lekken?
Drie vragen die dat scherp maken:
welke taken doe jij die ook iemand anders zou kunnen doen?
Welke taken doe jij die eigenlijk niemand zou moeten doen?
En welke taken lopen via jou terwijl ze allang geautomatiseerd hadden kunnen worden?
Die laatste categorie is groter dan je denkt.
Harder werken
lost het zelden op
Breng in kaart wat er via jou loopt
Schrijf alles op. Echt alles. Het beantwoorden van die terugkerende klantvraag. Het controleren of een factuur verstuurd is. Het beslissen wie wat oppakt als er iets tussendoor komt.
Noteer per taak hoeveel tijd het je kost en of het je bedrijf verder brengt. Je zult zien dat een flink deel van wat jij doet, die tweede vraag niet haalt.
Schrap wat niet hoeft
Sommige taken bestaan gewoon omdat ze ooit zijn ontstaan. Een overleg dat niemand meer nuttig vindt. Een rapportage die niemand leest. Een controleslag die overbodig is geworden.
Gewoon schrappen. Dat kost niets.
Automatiseer wat terugkeert
Terugkerende handelingen zijn de makkelijkste winst. Klanten onboarden, facturen versturen, afspraken inplannen, voor al die dingen bestaat een systeem dat het voor je doet. Je hoeft het maar één keer in te regelen.
Afspraken inplannen gaat prima via een boekingstool, jij hoeft er niet tussen te zitten. Vaste antwoorden op terugkerende klantvragen schrijf je één keer en gebruik je daarna altijd.
En de onboarding van nieuwe klanten loopt een stuk beter als je de stappen één keer goed vastlegt, zodat je het ook kunt overdragen.
Kijk wat je team kan oppakken
Pas als je geschrapt en geautomatiseerd hebt, zie je wat er overblijft. Dan is de vraag: moet dit via jou, of kan iemand in je team dit oppakken?
Veel ondernemers zijn onbewust de enige die bepaalde informatie heeft. Daardoor loopt alles via hen, ook als dat helemaal niet nodig is. Door processen te beschrijven en rollen helder te maken, geef je je team de ruimte om zelfstandiger te werken.
Wat levert dit op?
Twee uur per week vrijmaken klinkt weinig. Maar reken het door.
Twee uur, vijftig weken per jaar, dat is honderd uur die je nu besteedt aan dingen die dat niet waard zijn.
Gebruik je die honderd uur voor klanten, dan praat je al snel over duizenden euro’s extra omzet.
Huur je voor die uren iemand in die dat niet nodig had hoeven zijn, dan praat je over duizenden euro’s onnodige kosten.
Dat scheelt een flinke rekening.
Wanneer dan wel business support inzetten?
Als je geschrapt, geautomatiseerd en gedelegeerd hebt, wordt de vraag interessant: wat blijft er dan nog over? Waar loopt de regie vast? Waar wacht je team nog steeds op jou?
Dan pas heeft business support echt zin. Iemand die ziet wat er speelt zonder dat jij het hoeft aan te geven, die bewaakt dat projecten lopen en dat jij je kunt richten op waar jij goed in bent.
Wil je weten waar bij jou de regie vastloopt?
De Clarity Scan helpt je daar in enkele minuten helderheid over te krijgen, gratis.
